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【実践中】PDCAが続かない人におすすめ!ジブン手帳でPDCAを習慣にする5ステップ

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matuaです。

前に書いた【ブログ運営報告】開始7ヶ月目、朝ブログタイムとPDCAノートをやり始めました。に、「手帳でPDCAノートを書いてるよ」ということを載せたんですが、ツイッターとかで意外と

「参考になりました」

「オリジナルな使い方ですね」

と言っていただきました。

まだやり始めて1ヶ月。

2018年7月現在、4ヶ月続いています!

2018年8月発売の「2019ジブン手帳公式ガイドブック」に、私のPDCAノートの使い方を掲載していただくことになりました!

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飽き性な私にしてはよく続いているし、だれかの参考になればいいなと思うので、今回は手帳を使ってPDCAノートを作る方法を、分かりやすく5ステップでご紹介します。

こんな人におすすめ
  • 達成したい目標がある
  • 割と計画倒れしやすい
  • PDCAやってるけど、続かない
  • 日々の家事や仕事を、仕組み化して楽したい

【ステップ1】PDCAノートとは何かを知る

まずは、PDCAの基礎基本を押さえましょう。

PDCAについての情報はたくさんあふれていますが、私はこちらの本を読みました!

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私は達成したい目標があったので、黒い方を買いました。

黒の方1冊でももちろんやり方は分かりますが、黄色の方が先に発売になっていることもあり、後から黄色も読んでより理解ができました。

2冊買いか、まずは黄色の本から読んでみるのがおすすめです!

1週間で挫折。継続してPDCAを回すには?

こちらの本には「ノートを一冊用意してPDCAを回していく」と書かれています。

私も最初はそっくり真似して、A4の方眼ノートを1冊買ってやってみました。

しかし1週間くらいでいつの間にかノートを開かなくなり、ノートの存在すら忘れてしまう自体に。。

PDCAを実践する以前の問題ですね。

うまくいかなかった原因として

  • 普段持ち歩いているカバンに入れるとかさばるため、持ち歩かなくなった
  • 都内の狭いカフェなどで大きなノートを広げにくかっ
  • ノートがかわいくなくてテンションが上がらなかった

が考えられました。

(3つ目の理由なんだよ!って感じですが、女子にとっては重要なんですよ)

ということは

「うまくいかなかったことが改善されればうまくPDCAを続けられるのでは?」

と考えた結果が以下の通りです。

  • 毎日持ち歩けるものに書く

→ジブン手帳は毎日持ち歩いている

  • カバンに入れられる小さいサイズにする

→ジブン手帳BIZのミニサイズ使ってる

  • 書くときにテンションが上がるものにする

→やる気が上がる赤いカバーのジブン手帳持ってる

つまり、今持っているジブン手帳で解決できるかも!という結論に至りました。

【ステップ2】手帳を用意する

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PDCAのやり方がわかったら、次に記入していく手帳を用意します。

私はすでに持っていたジブン手帳Bizのminiというタイプでやっています。

別にジブン手帳の回し者ではないのでw、自分にあうものならなんでもいいと思います。

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【ステップ3】PDCAのフレームを書く

手帳が用意できたら、PDCAノートにする準備をします。

1、目標を記入する

私はその月の目標はマンスリーページ、細分化した1週間の目標と1日ごとの目標はウィークリーページに記入しています。

PDCAノートの本にも書いてありますが、目標は具体的に計れるものや数値を設定した方が、後から目標達成ができたかどうかが分かっていいですよ。

2、PDCAの記入欄を作る

地味なんですが、私はこの作業が好きですw

写真のように、ペンで色分けしながら区切ります。

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慣れないうちは、どこに何を書くのかわかるようにPとかCとか書いておきます。

3、日々の予定を記入しておく

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フレームが作れたら、まずはわかっている予定からDに記入していきます。

私は1日分のスペースをさらに縦に分けて、左側に予定、右側に実際の行動を記入することにしています。

若干書くスペースは狭いんですが、だからこそ簡単に短い言葉でパッとかけるので時短になります。予定書くだけで時間ばっかりかかってたら、それこそ続かないと思います。

ちなみにPの上のスペースには夫の予定も書いておきます。

「この日は飲み会だから夕飯の時間気にせずブログかけるな」とかがわかって便利です。

【ステップ4】PDCAをそれぞれ記入する

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(伏せ字だらけですいません、リアルな手帳です。。)

仕事などのわかっている予定を書いたら、それをみながら毎日のP(プラン)を立てていきます。

日によってはどうしても仕事が朝早かったり、逆に夜予定が入ったりがあるので、無理のない範囲でプランを立てて実行しやすくしています。

Dの右側は、実際に活動したことを空いた時間でちょこちょこ記入するのがほんとはいいんだと思います。本にも「そのつど書いていきましょう」と書いてあるし。

ただ私は「空いた時間で書く」という習慣がそもそもないため、ノートでやっていた時に失敗しているので、あらかじめPDCAタイムを決めてまとめて記入するようにしています。

数日経つとさすがに覚えてないけど、その日のことや前日くらいなら覚えてますよね。

このPDCAタイムでDを記入したら、そのままCとAも記入しています。

Cはその日1日(もしくは前日1日)のDを眺めながら、うまくいったことやできなかったこと振り返って一言で書きます。

AはCの結果、必要があれば記入してます。

本にもあるように、やることばかりを増やそうとすると絶対できなくなるので、

「やめる」「続ける」「変える」

ことがあれば、Aに書いて行動として記入するようにしています。

こうやってやり方を文字にしてみると、なんだか大変そうに感じますが、実際に手を動かしてみると意外と時間かからないです。

ジブン手帳だと書くスペースがかなり限られていて一言で書くしかないので、1日分を全て完成させるのに5分くらいだと思います。

初めのPとDの予定を記入するところだけ10分くらい時間をとりますが、週1の作業なので大変ではないですよ。

【ステップ5】毎日PDCAを回す

PDCAを習慣化するコツ

書き方もわかった、そんなに時間もかけなくて大丈夫。

それでも続かないのは、毎日の習慣にできてないからですよね。

飽き性の私が1ヶ月もここまで続いているのは、自分の生活の中でうまく習慣にできているからだと思います。

習慣化に関しては様々な本が出ているので、ぜひそちらを読んでもらうことをおすすめします。

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漫画の方だと、さらにサクッと読めます。
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自分なりに「これが習慣化できた理由かな?」というのを並べてみます。

 

  • 「なんのためにPDCAを書くか」を明確にした(私の場合はブログの継続→好きな時に好きな場所に行きたい理想につなげるため)
  • 毎日持ち歩くジブン手帳に書いたことで、いろんな負担がなくなった
  • 朝ブログタイムの初めに手帳を開くことを決めて、スケジュールに入れた
  • 朝ブログの準備で、PCと手帳と筆記用具をセットで机の上に出して行動しやすくした
  • テンションの上がる場所で書くようにした(私の場合はカフェ)

 

こんな感じでしょうか?

人によって日々の習慣って違うので、あくまで私の場合の1例ですが、よかったら参考にしてみてくださいね。

まとめ

つらつらとジブン手帳でのPDCAのやり方を書いてみましたが、

まとめとして言いたいことは

続けやすいしやりたいことができるようになったよ!

これからも続けてみるよ!

これだけですw

まだ1ヶ月しかできていないので、今後も続けながら自分の目標達成に近づけて行きたいなぁと思います!

2018年7月現在、4ヶ月ちょっとたちましたが、まだ続けています!

手帳を開くことがほぼ習慣になってきました。

日によって書き忘れたりすることもありますが、あまり気合いを入れすぎずにこれからも続けて行こうと思います!

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